Rechtssicherheit in „agilen“ Projekten

Die Situation

Ein Unternehmen möchte eine SAP-Software einführen und einen SAP-Partner mit der Implementierung seiner individuellen Anforderungen beauftragen.

Der Einkäufer hat nach interner Freigabe des Projekts einen Request for Quotation (RfQ) an verschiedene Anbieter gesandt, die funktionsbezogenen Anforderungen des Fachbereichs beifügt und mehr oder weniger verbindliche und vergleichbare Angebote erhalten. Diese enthalten rudimentäre Leistungsbeschreibungen, eine Aufstellung der Stundensätze und die jeweiligen AGB. Das günstigste Angebot wird unter Beifügung der eigenen AGB angenommen.

Es gibt erste Fit-to-Gap-Workshops und es zeigt sich schnell die tatsächliche Dimension des Vorhabens. Weitere Anforderungen des CISO, des Betriebsrats oder des Datenschutzbeauftragten treten hinzu. Das freigegebene Budget reicht nicht, der Fachbereich drängelt, kann jedoch selbst seine unerwartete Mitwirkung nicht leisten. Das Projekt verzögert sich, der Auftragnehmer meldet Remanenzkosten an und droht mit der Kündigung des Vertrages. Der Business-Case droht zu scheitern – wie mehr als 50% aller IT-Projekte. Der Mandant fragt sich, ob ein guter Vertrag so etwas hätte verhindern können.

Was ein Vertrag von TRENCHANT® hätte verhindern können

Die Klärung der Anforderungen

Aufgrund der Komplexität von Software-Einführungsprojekten ist die Erstellung eines vollständigen Lastenhefts zur Durchführung nach der „Wasserfallmethode“ heute kaum mehr möglich. Die Idee, sie „agil“ anzugehen und einfach mal loszulegen, ist jedoch – wie in dem geschilderten Fall gesehen – eine denkbar schlechte. Anstelle des vollständigen Lastenhefts ist unter Hinzuziehung aller Stakeholder ein Grobkonzept zu erstellen, welches im Laufe der Projektdurchführung iterativ konkretisiert wird.

Dieses Vorgehen bedarf zur Absicherung beider Parteien klarer vertraglicher Regelungen. Die Unterscheidung zwischen Konkretisierung von Anforderungen und Changes ist essenziell. Jederzeitige Exit-Szenarien mit angemessenen rechtlichen Folgen für beide Parteien sind zu vereinbaren. 

Ein auf Ihr Projekt abgestimmter IT-Vertrag von TRENCHANT kann dies abbilden. Rechtliche Aspekte werden dabei praxisnah in bewährte Projektmanagementmethoden integriert. Das Projekt wird effizient und effektiv. Die Schäden im Falle einer vorzeitigen Beendigung reduzieren sich erheblich.

Vermeidung von widersprechenden AGB

Übermitteln die Parteien im Rahmen des Vertragsschlusses jeweils ihre eigenen AGB, finden nach deutschem Recht nur diejenigen Klauseln Anwendung, die in beiden AGB identisch sind. Alles andere regeln mehr oder weniger bekannte Gesetze. Klauseln, denen zufolge abweichende AGB nur dann gelten, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind, gehen ins Leere.

Im Ergebnis führt dies i.d.R. dazu, dass das Softwareeinführungs-Projekt als Gewerk zu betrachten ist. Dem entsprechend trägt der Anbieter die Verantwortung dafür, dass die Software am Ende des Projekts den Anforderungen des Auftraggebers entsprechend funktioniert.

Dies steht jedoch unter der Bedingung, dass der Auftraggeber seine Mitwirkungsleistungen richtig und rechtzeitig erbringt. Schafft er dies nicht, obwohl er hinreichend aufgeklärt und beraten war und der Anbieter die Mitwirkung rechtzeitig angefordert hat, kann der Auftragnehmer während der Wartezeit seine Remanenzkosten einfordern und den Vertrag schließlich sogar kündigen. Er erhält dann die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen – und eine Entschädigung. Das ist nicht das, was Anbieter und Kunden sich wünschen.

Ein auf Ihr Projekt abgestimmter IT-Vertrag schafft für beide Parteien auf einfach umzusetzende, praxisnahe Weise Rechtssicherheit und Effizienz.

Risikomanagement als Leistungspflicht

Regelmäßige, vertraglich vereinbarte Bedenken- oder Negativanzeigen decken entstehende Schieflagen im Projekt rechtzeitig auf. Das aus der Fertigungsindustrie bekannte Six-Sigma-Prinzip enthält die sogenannte 10er-Regel. Diese geht davon aus, dass die Kosten für die Fehlerbeseitigung mit jeder Phase im Prozess um Faktor 10 ansteigen. Für IT-Projekte gibt es ähnliche Analysen mit der gleichen Grundaussage.

TRENCHANT® unterstützt Sie bei der Gestaltung Ihrer Projektverträge.

Hat der Auftraggeber ein fixes Budget, muss er „must-have-Anforderungen“ von „nice-to-have-Anforderungen“ im Grobkonzept unterscheiden und sich Entscheidungsrechte nach jeder Iteration vorbehalten.

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