CR 2021, 145: Vertragsklauseln zum IT-Projektmanagement

CR 2021, 145 ff.
Vertragsklauseln zum IT-Projektmanagement

IT-Beschaffung unter Kostendruck

IT-Beschaffung unter Kostendruck – Abstract

Nach einem Wachstum von 0,8% im Jahr 2022 erwartet das Marktforschungsinstitut Gartner für das Jahr 2023 ein Wachstum der weltweiten IT-Ausgaben um 5,1%. 

Mit dem wachsenden Budget muss jedoch nicht nur der Betrieb unter laufender Anpassung an steigende Cyberrisiken und immer schnellere Innovationen finanziert werden. Ein erhöhtes Maß an Digitalisierungsdruck zwingt zum Umdenken von der Frage, wieviel IT finanziert wird, hin zu der Frage, wie die IT finanziert wird. Kostenmanagement ist mehr gefragt denn je. Dass ca. 20% aller IT-Projekte abgebrochen und nur weniger als 50% erfolgreich abgeschlossen werden, kann nicht länger hingenommen werden.

Der Beitrag von Marion Schultz in der juristischen Fachzeitschrift Computer und Recht stellt anhand eines Projekts zur Implementierung unternehmensspezifischer Anforderungen in eine Standardsoftware dar, wie auf der Basis vertraglicher Gestaltungen zum Projektmanagement Mitwirkungsleistungen, Budgets und Termine rechtssicher und praxistauglich vereinbart und erfolgreich eingehalten werden können. Dabei wird von der üblichen Situation der Bezahlung nach Zeit (T/M) unter einem Ziel-Budget des Auftraggebers ausgegangen.

Von erheblicher Bedeutung ist, Anforderungen des Auftraggebers nach essenziellen und nicht essenziellen Anforderungen zu unterscheiden und Arbeitspakete zu definieren, in denen Leistungen und Mitwirkungsleistungen ebenso beschrieben werden, wie der jeweils zu erwartende Zeit- und Kostenaufwand. Stellt sich im Laufe der Projektdurchführung heraus, dass die Umsetzung einer essenziellen Anforderung in einem Arbeitspaket unerwartet viel Zeit oder Budget verzehrt und hat der Auftragnehmer – was zu vereinbaren ist – unverzüglich eine Bedenkenanzeige an den Auftraggeber übermittelt, kann dieser auf Basis der zu Beginn vorgenommenen Klassifizierung der Anforderungen effizient über eine Kompensation durch den Verzicht oder die Verschiebung nicht essenzieller Anforderungen entscheiden. Dies funktioniert nicht nur bei klassischen Wasserfall-Projekten. Auch bei der iterativen Konkretisierung und Implementierung von Anforderungen empfiehlt sich solch ein Management von „time and budget“.

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Der Beitrag enthält zudem eine Klausel zum Umgang mit der Situation, dass der Auftraggeber eine vereinbarte Mitwirkung nicht leisten kann. Betrifft die Mitwirkung eine nicht essenzielle Anforderung, sollte der Auftraggeber vertraglich berechtigt sein, auf die Umsetzung der Anforderung zu verzichten. Betrifft die Mitwirkung eine essenzielle Anforderung und kann die Mitwirkung vom Auftragnehmer nicht kostenpflichtig übernommen werden, droht das Projekt zu scheitern.

In solch einem Moment wird deutlich, wie relevant die frühzeitige Klärung der Mitwirkungsleistungen und angemessene Exit-Klauseln sind und wie wichtig es ist, die Projektdurchführung so zu vereinbaren und zu gestalten, dass im Falle eines Abbruchs möglichst viel der bis dahin erbrachten Leistungen für den Auftraggeber nutzbar sind.

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